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办公桌面透露职业形象
2005-02-16 09:46  来源:职场指南
 
       每到年终考评时,总有些人会胸闷:工作上没出什么纰漏,有时还卓有成效,得不到“优秀”,“称职”总绰绰有余吧,可事情往往会出乎你的预料!知道什么原因吗?那是因为你的办公桌太凌乱!
  
  有没有人告诉 你,老板因为看到你的办公桌乱得像垃圾堆,而给你的管理能力扣分,影响你的晋升?很多人并不知道自己职业发展的绊脚石其实就是一些小的细节给人不专业的印象,不要小看小小的一张办公桌,它就是你直接展现在别人面前的职业形象。
  
  办公桌和效率
  
  不知道你有没有过这样的体验,你需要立即找到一份很重要的文件给老板,你记得昨天才看过这份文件,而且确信你把它放在办公桌上,但你却始终没办法从杂乱的办公桌上找到它,花了很长时间你才发现,原来它被你随手塞在一个角落里,而这个时候,你的老板已经等得不耐烦了。
  
  你有没有算过你每天有多长时间用在寻找文件?根据标签机品牌DYMO最新发布的一份关于职场人专业形象和效率的调查显示,每年每位美国人会花费六星期的时间,在混乱的工作环境、乱放的文件中找寻有关资料,而这样的浪费完全是没有必要的。
  
  缺乏组织能力会为业务带来时间和财政上的损失,办公桌同样需要管理。在最近流行在白领中间的一篇文章里,办公综合征研究专家奈杰尔-罗伯逊提醒职员们:“要想对办公桌进行更有效率的管理,有两点非常重要——首先,不要忍耐,今天就采取行动;其次,自己亲自整理办公桌,不要让别人替你整理。”
  
  老板会不会“以桌取人”?
  
  DYMO公司针对美国、英国、澳大利亚、德国和法国5个国家的2600名经理人进行的调查显示,48%的受访者认为自己的桌面“杂乱,但我还是能迅速地找到我要的东西”,显然,大多数职场中人也许已经习惯应付总是慌张寻找文件的小风波,但是,你需要提醒自己的是,说不定你的老板有一天会“以桌取人”。
  
  “我时常会在办公室里走动,如果我的某位下属的桌面总是很凌乱,我会想,他的职业水准是不是有问题。”跨国文具制造公司Esselte公司中国区市场经理王瑜说。
  
  “在一些服务型行业,比如化妆品公司,会注重员工的个人仪表和清洁问题,在这些公司,如果你的桌面总是脏乱不堪,很有可能影响到你个人的晋升。”恒道信利管理咨询平台顾问Kevin说。现在员工的评定都倾向于360度全方位评定,而桌面对考评具有唯一性——无论老板、同事、人力资源人员以及其他部门员工都可以了解到的个人形象的参考因素。调查显示,在问及经理心目中的秘书/下属时,大多数经理级人员认为应该是可以“随时提供协助、有效率、准时完成工作并令人愉快的”。显然,如果他们下属的办公桌总是凌乱不堪,他们的老板是不会满意的。
  
  需要提高警惕的是,如果你从事的是经常会有机密文件需要处理的职业,比如你所服务的是一家金融或者财务公司时,万一这些文件被你随意地放在桌面上而被你的老板看见,那你甚至会有饭碗不保的危险。在商业间谍横行的行业,任何机密文件都需要使用特殊的文件夹,贴上警示标签(如使用红色等特殊色系或条形码),立即放到特定的文件柜中。
  
  桌面透露职业形象
  
  桌面形象可直接反映个人职业习惯,调查显示出,超过半数受访者认为,桌面的秩序反映了其“专业而轻松”的个人风格,也有受访者觉得其工作桌面反映了其创造性或沉闷的个性。
  
  只有极少数从事设计、广告等创意型工作的人能有这样的特权,但大多数职场中人不得不问自己:如果你的桌面影响到了你的职业形象,你还能容忍下去吗?
  
  在港台地区和国外,办公桌要体现专业形象和个人效率早已是职场人奉行的金科玉律。不过,在DYMO的调研中,60%的国外职场人表示,这样的习惯需要通过后天的训练来养成。在美国,不少家庭在孩子很小的时候,就引导他们使用一些工具,比如使用一些标签机给他们的桌椅编好名字,来培养孩子细节管理的能力。当他们长大进入办公室后,他们同样会通过这些从小培养起来的习惯来管理他们的办公桌。
  
  其实,这是一些很简单的技巧。比如,紧急的文件可以用红色文件夹收藏,常用的文件则用黄色,然后用标签机制作好标签,进行专业的归类。“重要的还是在于习惯的培养,在目前,国内公司好像还没有意识到这一点,工作效率、工作环境和职业形象,其实都需要由这些习惯的培养来塑造。”王瑜说。

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