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杂乱无章是一种坏习惯
2007-07-09 17:11  来源:
 

  建立一个较佳的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。我们经常会看到一些学生的书包、书桌,甚至一些高级管理人员的公文包和办公桌上,堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角的旧杂志等等。在这样的工作环境和秩序下工作,你的工作效率有可能高效吗?你都有理由怀疑你是否还有工作的心情了。

  美国管理学者蓝斯登说:

  我赞美彻底和有条理的工作方式。……看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减到最少程度,因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时,他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时,他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜。

  再看看他的手提箱。箱中并不是三天旅行所用的东西,而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具,但绝不是一个废物箱。我认识一位装模作样的经理。他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内,让我偶然看到其中的东西:橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志,以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人,每个公司都有……有效的经理人同样也以有条理和彻底而给上司留下深刻印象。上司会对他产生信任感,认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳工作任务之门。

  办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。我们甚至可以说,杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看作了一种工作方式,他们也许认为在这种随意的工作环境中,他们的心情会更放松,那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。一位西方的老牌管理者对办公桌上堆积如山的东西提出了精辟的解释:“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部,这样就可以看到它们。”

  可问题是,在多数情况下,东西越堆越高,物件越杂乱无章,就越可能带来相反的效果。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时,或者你要为一个项目找到所有相关资料时,你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样,时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是,随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候,你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品,钟表或者全家福照片吸引走。等你回过神来的时候,你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。

  如果你的办公桌上经常物品、文件堆积如山,你就要花时间来整理一下了,在这个时候花上半个到一个小时是值得的。

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