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终结混乱办公桌五部曲
2007-12-25 16:41  来源:中科软件园
 

 Step 1:计算空间,创造空间  
 
要将所有文件物品做适当的规划前,先要了解自己能使用的私人办公空间有多大以及有什么设备。连国梁指出,一般来说,个人办公桌或办公空间会依职位阶层的高低来分,以一般的上班族而言,基本配备是一张平均130(宽)×70(深)公分的桌子,桌子中央会有一个薄抽屉(日本称为中央引出),另外再配一个活动袖柜(也就是所谓的桌边柜),财务或行政部门会搭配直立式公文柜储存大量资料文件。另外搭配各式会谈桌,还可创造讨论空间。  

以功能而言,大致又可分为计算机作业区、文书处理区及收纳储藏区。  计算机区包括有PC的屏幕、鼠标、键盘以及主机,另外还搭配有喇叭。目前有些办公桌会将中央薄抽屉改成键盘架,如果把主机放在地上,就可以再争取一些桌面空间。如果是笔记型计算机当然比较省空间。  

文书处理区域的大小通常是扣除掉计算机区及书籍、文件物品后所剩不几的空间,如果你的桌面被一堆凌乱的文件、纸张或私人物品淹没,那你可能无法看见桌面甚至没有地方可以书写。  

对于空间的运用,宜家家居(IKEA)市场行销企画萧春玉点明东方与西方的不同,「西方人计算空间会看长、宽、高,东方人比较习惯只看平面长、宽,其实地狭人稠的台湾更需要向上争取空间。」例如利用较高的屏风隔板搭配吊柜、挂墙层板等往上延伸等方式,创造收纳空间。  

生活工场企画部王芳群创造办公空间也有一套,他利用小型双层储物柜,将抽屉取出分别运用,原本柜子的双层结构及两个抽屉就变成4个储藏空间,多了一倍置物空间。  

Step 2:分类归纳 

 在公司分配有限的空间下,运用一些巧思增加自己的工作空间后,还得要把文件物品归纳得宜,才能算是成功又能真正得心应手。  

计算机进入办公室后,大家原本预估纸张的使用会减少,但事实却相反。连国梁曾看过一篇国外报导指出,「如果说过去的纸张使用量是1,目前用量却是1.3,」可见计算机化时代并未能真正减少纸张的使用。  

「分类归纳文件建档的工作太重要了,」对于行销业务繁多的刘映汝深切体认。她表示,目前的文件纸张几乎就是A4大小了,把要用而未分类的文件通通整齐地堆栈在一起,放在固定的位置,千万不要散成纸海,这样你要找某一份文件你就知道一定在这一堆了,等看过后再依自己的分类方式归纳好。  

初步救急的方式只适用于少量文件,大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。以刘映汝的工作来看,她负责公司所有产品的行销事务,所以她会给每个产品一个大的资料夹,每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等,分别用L型透明夹收好,做好卷标,再汇整收到产品资料夹中,这样就能一目了然。 刘映汝提醒大家,每份文件可能有不同版本,建议每次更新都能注明日期,这样就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的内容或是否修订有误,也可轻易找到。  

除了用产品别分,连国梁也广纳同事意见,建议可以依经常接触的部门业务来分,例如业务部、行销部、财务部等;或是依文件功能,如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要了解自己的工作对象与需求来分类,分类后,最好能利用有索引内页的文件分类套来收纳,更便利找寻。  

除了纸张文件外,期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的刘映汝曾经把所有的期刊堆栈成一座小山,不仅不利调阅、占空间,有时同事借走后一去不回,也不容易察觉。  

现在刘映汝也将期刊有秩序的归档首先先分成周刊、月刊,周刊下又分成:《商业周刊》、《数字周刊》等,月刊又分成《CHEERS杂志》、《天下杂志》等,每一种刊物按期别顺序排好,种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开,这样调阅资料非常便利,同事要借阅也方便,也较不容易遗失。  

至于分类到底要分到多细呢?千万不要分上瘾啰,复杂的分类系统反而可能造成寻找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收纳其实很容易》就提醒大家,100个档案中,每个只装2份的文件,不如分类成20个档案,每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类,在一段时间后你自己可能忘记分类的逻辑,以致于找不到文件而倍感挫折,导致你又不想好好归纳文件,这样就错失了分类归纳的益处了。

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