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办公室文档管理工作心得
2008-02-21 10:40  来源:office.icxo.com
做好办公室公文管理工作的几点体会:
 

办公室作为一个单位的枢纽部门,头绪多,任务杂,许多人是在非常忙乱中渡过自己的一天的,工作同仁对此一定深有体会。我本人从事办公室工作多年,感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

上传下达是办公室的基本职能,各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工作,下面我就如何做好公文管理工作谈几点体会与大家分享。

一、 选择适合本单位使用的软件产品

在计算机普及的今天,利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理,无疑会大副度提高工作效率、减轻工作强度。目前可在网络上查到多款公文处理类软件,如:世纪科怡档案管理系统、京通档案管理系统、飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统等等,这些系统各有所长,关键是要选择适合本单位使用的产品,我们经过试用比较,选择的是飞龙办公-收发文及档案管理一体化系统,飞龙办公最主要的特点是在进行收文、行文登记的时候,无需考虑文件的归档情况(如是否要入档及入档的类别等),在文件集中归档时,只需输入相应收文或行文序号,即将相应文件调出入档,这种操作流程使得公文处理更简易。同时,飞龙办公在打印方面也进行了独特的设计,几乎可以对打印格式进行任意修改,收(行)文登记簿可以连续打印,每页最终能打印满页。

二、 日常文件的保管一定要有规则

秩序是天国的第一法则,良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员作过调查,他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。在实际工作中,我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来,前后翻过多少遍,也不一定能找到所需文件,即浪费时间也耗费精力。我认为,做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻找东西上面。能迅速找到所需文件,体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放,预先支出的是一小点时间,却最终为我们赢得大量时间和精力,这就需要我们能够养成这种良好的工作习惯。

我单位在未使用档案管理软件时,未入档的文件是分门别类装盒入柜存放的,这样查找文件时自然就缩小了范围。使用档案管理软件后,我们对入档前文件的保管进行了改革,所有文件按收(行)文序号统一排序,不再进行分类,在查找文件时,首先通过计算机软件按条件查到所需文件,通过该文件的收(行)文序号查看收(行)文登记簿,通过签字查看该文件是否存放在本部门。如果存放在本部门,再根据收(行)文序号即能迅速查到纸质文件。

三、 文件的传递一定要分清责任

如果领导要我们找一份文件,而我们即找不出又不能说明这份文件由那个部门保管,这是一件很尴尬的事。大部门单位日常文件的传递是以签字为依据的,但我在实际工作中发现,有些单位由于工作很忙,把一些必要的环节给省略了,造成责任不清,久而久之,后患无穷。例如:年度终了,各部门将一年来的文件统一交给办公室进行归档整理,许多单位没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏,或者对上交上来的文件进行再次签收。这样的话,如果日后我们无法在档案中查到某份文件,也就无法说清这份文件丢失的原因。那么如何解决这一问题呢?在公文手工处理的条件下,这的确是一个棘手的问题,但在计算机管理的情况下,就变得容易多了。下面介绍一下我们对这一问题的处理方法,这里还是以使用飞龙办公为例说明。

1、 收集各部门文件,将没有保存价值的文件剔除,然后按档案整理规范对文件进行整理装盒。

2、 以装盒的档案为依据,在飞龙办公中进行录入操作(在录入时,只需录入文件的收、行文序号即可将相应文件调出)。

3、 所有文件录入完毕后,将剔除的文件也录入到档案中,但要为其单独设立一档案盒(为以后删除方便)。

4、 在飞龙办公中对收(行)文数据分别进行查询,查询条件选择某年度未入档案文件,此类文件即为各部门未上交的文件,打印出查询到的此类文件,并通过查阅收(行)文登记簿上的签字以确认这些文件分别存放在那个部门。

5、 向各部门收集未上交文件,并将这类文件以补充卷形式归入档案。

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关键词:文档管理   白领   秘书      
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