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管理者如何看待混乱的办公桌
2010-05-14 11:32  来源:中国MBA网
 

  在企业和政府里,包括顶尖人士在内的很多人都在因需要保持办公桌的整洁而备感压力。成文或不成文的规定总是对混乱的办公桌不能容忍。众多美国公司有着要求员工保持“整洁办公环境”的规定,一些组织的做法甚至更夸张,他们自豪地在网站上以书面形式颁布了相关规定,公众也因为这里的员工具备保持办公环境整洁的能力而对他们赞赏有加。凌乱的书桌究竟扮演了多少次妨碍职业生涯的角色,我们不得而知,但确有一些组织为混乱付出了非常巨大的代价。如宾夕法尼亚州布拉德福德的警察局长因不整洁的办公室被解雇就是一例。

  在被要求整洁有序方面,惟一的例外是学术界,那里是对混乱的工作环境毫无约束的“避风港”,大学老师们的声誉将与其办公桌及四周堆积材料的高度成正比。当诺贝尔奖得主、芝加哥大学经济学教授罗伯特。福格尔(RobertFogel)发现自己的办公桌越堆越满时,他决定在身后再添置一张桌子。可现在新书桌上也已堆得像山一样。罗伯特在学校的同事、“麦克阿瑟天才奖”获得者、化学家斯蒂芬。贝里(StephenBerry)在18英尺高的文件堆里工作,文件堆中的个别文件资料堆在那里已经长达20年了!

  也许拥有混乱的书桌正是那些古怪天才的共同点。或许你会设想,如果他们遵从对有序传统的追求,得到能帮他们节省时间、提高效率的书桌,他们就可能会创造出更多的成果。但如果人们都像阿比盖尔。塞伦(AbigailSellen)、理查德。哈珀(RichardHarper)夫妇那样研究过工作效率,也许得出的结论就大不相同了。这对夫妇分别是美国微软公司高级研究员和《无纸办公室的神话》的作者,他们试图证明混乱的书桌能够提供非常有用的工作环境。

  首先,保持书桌的整洁是需要成本的。要保持桌面没有多余纸张,就意味着你不得不将大多数新到的文件装订起来、扔掉或转给其他人。你可以坚持把他们存在看起来非常整洁的档案储藏柜里。但如果考虑到查询文件,或是要弄清楚哪个文件与未完成的项目相关或它的最后期限的需求时,你不得不花时间来通读每个文件,并为其恰当编码。

  此外,你需要每天花时间仔细检查一遍文件,有时还需要记清楚每个文件的摆放位置,明确知道哪一个是需要紧急处理的。如果你在同一个客户那里有一个高优先权项目和一个低优先权项目,你应该将它们放在这个客户名下的同一个文件夹里,还是分别放在“紧急”和“不紧急”这两个文件夹里?接下来,当你找到所需文件,将其取出放在办公桌上,使用之后,还需要将它重新存档。每天在存档和查找文件上所花费的时间取决于你工作的复杂程度、接收文件的数量及类型。但无论其总和是多少,都不属于有效工作时间。

  或许你可以听取职业组织规划师所坚持的文件“一次完成”的处理意见:任何与该文件相关的任务都要及时处理,但完成之后就可以将其归档、忘记、扔掉或视而不见。反正所有工作迟早都是要做的,“一有新的任务就立刻着手,并一鼓作气地完成”听起来似乎是个很好的主意。但也不乏例外:实在无法将所有任务都完成,大多数任务根本无关紧要。更重要的是,有一些工作比其他的优先级要高得多!在“一次完成”的思想指导下,你可能还有3天就要向经理提交与职业生涯成败攸关的报告了,却仍要在这一紧急时刻花时间处理办公用品和研讨会传单。所以,没有必要严格地遵守“一次完成”的要求。在完成重要报告之前,将次要的文件暂时搁置,放在办公桌的角落是没有任何问题的。即使其他文件也很重要,你也不需要为立刻处理它而打断自己写报告的思路,暂时把它们放在一边即可。

  混乱的书桌其实是个高效的系统,因为它能卓有成效地将工作按照优先级次序排列。混乱书桌的所有者们尽管习惯各有不同,却都常常在无意中保证了优先处理最重要的工作。在混乱的书桌上,一般越是重要、紧急的工作,越是被摆在手边或堆在最顶上,而那些完全可以忽略的材料则被压在了底下或是堆在后面——这是非常有意义的。你有时的确可能要花时间扎进成堆的文件里寻找所需的那一个——这也正是职业组织规划师批判混乱书桌的理由之一,他们称你所花费的时间将从最少每周1小时到最多每天1小时不等——但事实上,只要混乱保持在一个合理的水平,你将比拥有整洁书桌的人更好地利用时间。首先,最需要的文档就在手边。根据我们的调查,桌面整洁的人在工作时找东西所花的时间比混乱的人平均多36%.混乱办公桌上各种各样的文件代表了一个惊人的、复杂的非正式文件系统。与文件柜相比,它更高效也更灵活。混乱书桌的主人们也有一些共性,如将紧急、次紧急、非紧急文件分别堆成三堆。在每一堆中,他们都把相关文件放在一起,如来自同一个客户的文件。如果打算特别关注某一个文件,可以将它从一堆中取出或翻过来放,使它看起来更显眼。如果一个文件放在两堆中的任何一堆都是合理的,则可以让它跨在这两堆之间。在需要寻找某份文件时,不仅可以通过紧急度及归属客户两种途径去寻找,也可以回想距离上次看到它有多久了,以及同时连带看到的其他文件,因为越古老、用得越少的材料通常都被放在最下面。如果你的书桌属于混乱的一类,尽管你可能从未专门想过混乱的策略,但听到上面提及的方法,是不是仍会觉得似曾相识呢?正如塞伦和哈珀所说,混乱书桌的一个特点就是:混乱的桌子能够更真实地呈现出主人的工作类型及个人习惯。思想和工作通常不可预知,差别很大,也不确定,它们本身就是混乱的。既然如此,为什么书桌就不能混乱呢?

  人力资源公司的一项调查结果正显示:教育程度越高、薪水越高、经验越丰富的人,办公桌就越混乱。

  很多职业组织规划师曾建议:整洁有序的“正确”习惯应该从小学开始就向孩子们灌输。真的应该这样吗?

  在我走访一所公立小学五年级的一个教室时,同学们向我夸耀着自己洁净如新的课桌和一尘不染的地板。看起来一切都没有被混乱侵蚀,但除了教室最后面的一张课桌旁边。它旁边的地板上堆满了各种乱七八糟的东西,而且摇摇欲坠。

  当被问及这不和谐景观的由来时,老师边笑边向我们解释她的一条规定:白天学生们可以在课桌上放任何他们需要的东西,而在一天结束时要将它们都收进抽屉里。但有一个学生每天都不符合要求,都有7英寸高的东西放不进去。他总是有一些多余的书、一堆还没完成的画和其他一些东西。

  于是老师与这个学生展开了“持久战”,直到几周之后,老师终于领悟了其中原因。她说:“我意识到这和纪律无关,而是出于好奇心。他只是觉得这样做很有趣。这么多孩子来到学校是为了什么?为了整洁?为了被激励?于是我允许他把额外的东西在后面的课桌旁堆成一堆,从此以后我们再也没有矛盾。”那么,如果真如职业组织规划师所建议的那样,从小培养孩子们的整洁习惯,会不会像这个例子中的孩子一样适得其反呢?

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