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出纳基础工作之凭证篇(二):原始凭证
2010-05-24 15:00  来源:北京中立诚会计师事务所
 

  一、什么是原始凭证

  原始凭证,又称原始单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始凭证,是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息,又是证明经济业务发生的初始文件,与记账凭证相比较,具有较强的法律效力,所以它是一种很重要的凭证。

  二、原始凭证的种类

  1、外来原始凭证

  外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时,从外部单位取得的原始凭证。如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。

  2、自制原始凭证

  (1)一次凭证,是指凭证的填制手续是一次完成的,用以记录一项或若干项同类性质经济业务的原始凭证。外来原始凭证和大部分自制原始凭证都是一次凭证,如收货单、发货单、购货发票、付款收据、费用报销

  (2)累计凭证是在一定时期内连续记录同类经济业务,期末按其累计数作为记账依据的自制原始凭证。主要适用于经济重复发生的经济业务,如工业企业用的限额领料单。

  (3)记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中,一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据,由经办人员填制并签章,但有些自制原始凭证,则是由会计人员根据已经入账的结果,对某些特定事项进行归类、整理而编制的。这种根据账簿记录而填制的原始凭证,称为记账编制凭证。如月末确定已销商品成本时,根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表;月末计算产品生产成本时,所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等。

  (4)汇总原始凭证。实际工作中,为了集中反映某项经济业务的总括情况,并简化记账凭证的填制工作,往往将一定时期内若于记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证,这种凭证称为汇总原始凭证。如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容,只能是同类经济业务,即:将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证,不能汇总两类或两类以上的经济业务。 汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。

  三、原始凭证的填制和审核

  1、原始凭证的基本要素

  原始凭证是记录经济业务完成情况,明确有关单位与人员经济责任的证明单据。因此,必须认真如实地填制好原始凭证。虽然不同的原始凭证有其反映的不同经济业务内容、不同的格式,但都包含有以下几个要素: (1)原始凭证的名称; (2)原始凭证的编号; (3)填制原始凭证的日期; (4)填制和接受原始凭证的单位名称; (5)有关的经济业务内容; (6)经济业务所涉及的数量、计量单位、单价和金额总量; (7)有关部门与人员的签名或盖章; (8)凭证附件。

  2、原始凭证填制的要求

  原始凭证是具有法律效力的证明文件,是进行会计核算的重要原始依据。原始凭证的填制必须符合下列基本要求:

  (1)记录真实 原始凭证必须实事求是地填写经济业务,原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合,确保凭证内容真实可靠。

  (2)填制内容要完整,不可遗漏 原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全,同时必须由经办业务的部门和人员签字盖章,对凭证的真实性和正确性负完全的责任。

  (3)要明确经济责任 原始凭证上要有经办人员或部门的签章。外来的原始凭证,从外单位取得的,必须盖有填制单位的财务公章,从个人取得的,必须有填制人员的签名或盖章;自制原始凭证,必须有经办单位负责人的签名或盖章;对外开出的原始凭证,必须加盖本单位的财务公章。

  (4)填制及时,按照规定程序传递、审核,以便据以编制记账凭证。

  (5)书写清晰,字迹工整 原始凭证要用蓝黑墨水书写,支票要用碳素墨水填写。两联或两联以上套写的凭证,必须全部写透。大小写金额数字要符合规定,正确填写。原始凭证上的文字和数字都要认真填好,要求字迹清楚,易于辨认,不得任意涂改、刮擦或挖补。一般凭证如果发现错误,应当按规定方法更正。而有关现金、银行存款收支业务的凭证,如果填写错误,不能在凭证上更正,应加盖“作废”戳记,重新填写,以免错收错付。                (6)各种原始凭证要延续编号 如果凭证已预先印定编号,如发票、支票、收据等,在需要作废时,应当加盖  “作废”戳记,并连同存根和其他各联全部保存,不得随意撕毁。

  3、原始凭证的审核

  对会计凭证的审核是会计监督的一个重要手段。原始凭证填制以后,为了保证其真实可靠,会计部门在据此填制记账凭证人账前,必须对其进行严格的审核。审核主要包括两个方面:

  (1)审核原始凭证所汜录的经济业务的合理性、合法性主要是审查记录的经济业务是否符合有关法律、法令、制度和政策;是否执行了预算、合同和计划,是否符合经济核算的原则。若发现有违法违纪行为,要拒绝执行,并向有关部门与领导汇报。

  (2)对原始凭证的合理性进行技术性审核主要是审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求,即凭证所载的内容是否与实际情况一致,该填的项目是否遗漏,数字是否清楚准确,书写是否规范,有关部门与人员是否都已签名或盖章。对有技术性问题的原始凭证要退回,补齐手续或更正错误。

关键词:出纳基础知识            
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