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出纳业务知识概述
2010-05-25 16:13  来源:中立诚会计师事务所
 

  虽然企业会根据业务量大小设置出纳人员,但每个企业的出纳人员设置、核算、工作程序,均应遵循一定的方法进行。

  一、出纳人员设置

  企业应根据其规模大小,业务量多少设置出纳人员。凡是实行独立核算、在银行开户、有经常性收入和支出的企业均应配备专职域兼职出纳人员。对于规模不大、出纳工作量不多的企业,可以设一个专职出纳人员或兼职出纳人员。对于企业规模较大,出纳业务量较多的企业,也可设多名出纳人员,负责现金收付业务,银行存款收付业务和货币资金的出纳。

  二、出纳人员应采用的会计核算方法

  会计核算方法是设置账户、复式记账、审核和填制凭证、登记账簿、财产清查、编制报表,出纳人员应采用的会计核算方法也应是依据出纳工作性质,选择会计核算方法。如设置账户,出纳工作需要设置的账户有“现金日记账”、“银行存款日记账”、“长期股权投资”、“短期投资”账户,并根据复式记账方法对每一项经济业务同时在两个或两个以上的账户中按规定的记账方法同时登记,在登账过程中,对原始凭证或记账凭证进行复核,但出纳人员不得兼管费用报销的审核工作。根据业务处理要求,出纳人员要逐日逐笔登记现金日记账,每日结出金额,与现金实有数进行核对,要逐日逐笔登记银行存款日记账,定期从银行打印对账单,进行银行存款的账实核对,对保管的有价证券要根据有价证券的种类登记明细账或备查账,定期进行账实核对。

  三、出纳业务的账务处理程序

  所谓账务处理程序,是指会计信息的记录、归类、汇总、编报的顺序和方法,即从凭证到账簿到会计报表的组织程序和方法,现有的会计账务处理程序有三种:记账凭证账务处理程序,汇总记账凭证账务处理程序,科目汇总表账务处理程序。它们的区别主要是登记总账的依据不同。因为出纳工作毕竟不是一种全面业务核算工作,所以账务处理程序也有所不同。

  四、出纳的离职与交接手续

  《会计法》第四十一条规定:“会计人员调动工作或离职”,必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续由会计机构负责人(会计主管人员)监交;会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。出纳人员的交接也要按会计法规定进行,出纳人员在调动工作或者是离职时,要与接管人员办理交接手续,这是出纳人员对工作应尽的职责,也是分清移交人员和接管人员责任的重要措施。办好交接工作,可使会计工作前后衔接,保证会计工作的顺利进行,也可以防止账目不清,财务混乱,给不法分子造成可乘之机。

  会计工作的交接强调两点:一是会计人员调离工作岗位必须与接管人员办清手续,二是在交接过程中要有专人负责监交。出纳的交接一般分三个阶段进行:

  第一阶段,交接准备。交接准备分六个方面:①将已经受理的经济业务处理完毕;②将尚未登记账目的登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖出纳人员名章;③整理应该移交的各种资科,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料;④编制移交清册,将要办理移交的账簿、印鉴、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他物品等内容列清;实行电算化的单位,移交人员还应在移交清册上列明会计软件及密码、数据盘磁带等内容;⑤出纳账与现金和银行存款总账核对相符,现金日记账余额要与库存现金一致,银行存款日记账金额要与银行对账单一致;⑥在现金和银行存款日记账扉页的启用表上填写移交日期,并加盖名章。

  第二个阶段,移交过程。出纳人员离职前必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内,全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收,具体要求是:①库存现金要根据日记账余额当面点交,不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定的期限内负责查清;②有价证券要根据备查簿余额进行点收,若出现有价证券面额与发行价不一致时,要按账面金额交接;③出纳账和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,须查明原因,并在移交清册上注明由移交人负责;④银行存款账户要与银行对账单核对一致,出纳人员在办理交接前,须向银行申请打印对账单,如存在有未达账项,还需编制银行存放余额调节表,调整相符;⑤接交人员按移交清册点收应由出纳人员保管的其他财产物资,如财务章、人名章、收据、空白支票、科目印章、支票专用章等;⑥实行电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数据无误后,方可交接。

  第三阶段,交接后有关事宜。①出纳工作交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章,要在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见等;②接交人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录前后衔接,内容完整;③移交清册填制一式三份,交接双方各持一份,存档一份。

  五、其他相关业务

  在一些企业,出纳人员除了做我们上述所要求的必须做的工作之外,还要做一些其他相关工作,如填制原始凭证,登记会计账簿前对原始凭证进行复核,遗失凭证进行处理等,下面我们也介绍一下。

  (一)填制原始凭证

  企业的原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证一般在业务发生时由业务负责人员填制,但有些也需要出纳人员填制,如现金送款单、进账单、支票、支票存根、收款收据、出纳报告单等自制原始凭证就是由出纳人员填制;对于外来原始凭征,主要是认证其真实性及其是否具有法律效力,就可以入账使用。主要注意以下几点:

  (1)从外单位取得的原始凭证,首先辨认是否属于具有法律效力,是否有税务局、财政局监制章,监制章是否符合要求,另外注意是否有出具原始凭证单位的发票专用章,财务章或公章;有无固定的特殊的公认标志,如车船票、飞机票等。自制原始凭证不一定加盖公章,但一定要有完整的手续,符合财务报销要求。

  (2)对外开出的原始凭证,须加盖本单位公章,对开出的一式几联的原始凭证,必须用双面复写纸复写,并连续编号,要求加盖财务章或人名章的原始凭证要盖齐,如汇款单位汇款凭证等。

  (3)购买实物的原始凭证,需持有实物验收单;支付款项的原始证明,需有收款单位的正式收款证明,不能用白条入账。

  (4)职工因公出差,需填写正式借款单,作为记账依据,且在出差回来报账时,不再退还给借款人,由借款人重新填制差旅费报鞘单,用以销账,若出现多借款项退回,由收款出纳员另开收据作为入账证明。

  (5)对重要的空白原始凭证,应指定专门人员保管,领用时,办理领用手续,注明用途、领用单位、领取人、领取凭证的起止日期,用完后,要用存根销号。

  (6)对于发生频率高、性质、内容相同,只是金额不同的原始凭证,可以编制原始凭证汇总表,如报销的出租车票、报销的药费、向个人开出的销货发票等。原始凭证汇总表应具备以下内容:汇总原始凭证编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、税金、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数等。汇总表如同流水账账单,按经济业务发生的先后顺序登记,最后进行加计,这些原始凭证如果不多,可以附在汇总表后面,如果数量太多,应单独编号装订,妥善保管。

  (二)原始凭证复核

  在企业里,出纳人员根据原始凭证执行报销手续,登记现金日记账和银行存款日记账时,应对执行手续的原始凭证进行复核,这就要求出纳人员在复核时执行制度、坚持原则,对内容不真实,不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算有差错的原始凭证按处理原始凭证的要求和程序进行处理。若会计人员既不制止、纠正,也不向单位领导提出书面意见的,要承担法律责任;对严重违法、损害国家和社会公众利益的收支应向主管单位或财政、税务、审计机关报告,接到报告的机关应及时处理。出纳人员在复核原始凭证时,需注意以下几个问题:

  (1)真实性复核。原始凭证上注明的业务内容是经济业务的本来面目,不得掩盖、歪曲和篡改原始情况,这就要求经济双方当事人和单位、时间、地点、内容、数量、金额都是真实的,除业务人员在原始凭证上签章之外,还要由了解该项业务的主管人员签章,由会计主管审核,才能作为据以入账的原始凭证。

  (2)完整性复核。根据原始凭证所必须具备的要素,检查原始凭证是否已填写完整,对于有些业务,需要有旁证才可作为报账依据,对于需要旁证的原始凭证,若原始凭证不齐,则视为手续不齐全,如购货发票要附有购货名称、规格、数量明细、销货单位的出库证明单或本单位入库单,不需入库的物品,发票上应有使用证明人的签名。

  (3)合法性复核。是指符合会计制度和企业财务管理要求的原始凭证。复核时要注意:①假发票、假支票,往往表现在时间不吻合,如某人出差,回来报销发票,与之出差时间不吻合,说明是假发票;另外其他假发票也很多,如开具方非销货方或发票本身就是假发票等。出纳人员应具备一些辨别假发票的基本能力,才能不会出现问题。②还要注意那些虽然原始发票是真的,但按企业财务制度规定不属于报销范围。如私人购置自用物品、个人消费物品等。如果企业报销制度中允许报销私人消费品,但在会计处理时要注意这种情况视同于向个人支付劳务报酬,要代扣和代缴个人所得税,所以出纳人员一定要了解制度,掌握报销范围。③另外还要注意有些费用虽能报销,但制度对报销的比例或金额有规定限制的,如大部分单位规定,对职工子女医药费报销应由父母双方单位分别负担,此时就要按比例执行报销手续。另外在许多单位规定了不同的差旅费报销标准,如乘坐何种交通工具,每日补助标准等,职工报销差旅费时就要按标准执行。

  (三)对遗失原始凭证的处理

  如果当事人或原始凭证保管人员由于不慎,将原始凭证遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后,才能代替遗失的原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,则应由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后,代作原始凭证。

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