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出纳岗位工作流程(三)
2010-05-26 16:21  来源:中立诚会计师事务所
 

  三、管理费用岗工作流程

  (一)部门日常费用

  审核原始凭证完整、合法、金额正确——→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠——→审核审批手续是否完备——→审核部门费用支出进度(如超季度计划除分管领导审批后,还须报总经理审批;如超年度计划额度,可拒绝报销)——→编制记账凭证

  借:管理费用-相关明细科目(部门专项)

  贷:现金/银行存款/其他应收款 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核。

  注:(1)非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据,填写规范,大小写一致,无涂改痕迹,增值税票须严格遵守填写规范。

  (2)保证凭证及附件左上角整齐,附件长宽折叠以记账凭证大小为度,不能带有订书钉。

  (3)费用审核依据《2001年费用控制办法》、《差旅费开支范围及标准》、《通讯费管理办法》等,其要点有:计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;招聘费用须有人力资源部部长审核;差旅费须附审批后的行程安排表,招待费须附经审批的招待费用明细表。

  (4)准确使用明细科目(见科目表),正确选取专项。

  (5)支取现金的凭证编制完毕,若遇出纳无现金时,应暂时保存记账凭证,待出纳取回现金时通知领款。

  (6)报销人有前期欠款时,报销费用一律先冲抵欠款。

  (二)资金付出

  1、审核月度资金计划

  每月28日根据年度费用计划、相关往来账及合同——→ 审核管理部门下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

  注:研究开发中心的合同执行费、行政事务部维修购置费、人力资源部大型培训费、财务部税款及利息支出、党群部群团活动费等预见性较强的专项费用,需在月度资金计划中报出。

  2、审核付款及报账

  (1)根据月度资金计划核查付款项目——→审核付款审批单审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

  注:付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

  (2)签收出纳岗传来的付款审批单及银行付款凭证(或附发票)——→收受管理部门相关人员交来的发票——→审核发票上的审批手续是否完备——→审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字——→编制记账凭证

  借:管理费用——相关明细科目

  贷:银行存款 ——→传主管岗复核

  注:(1)付款时除预付款项或临时外出采购的外,须凭发票。

  (2)款项付出后,督促支票一星期内报账,汇票两星期内报账。

  (三)特殊费用核算

  1、办公用品入库与领用

  (1)入库:审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

  借:低值易耗品——办公用品库

  贷:银行存款或现金 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  (2)领用:月末审核办公用品明细账——→审核办公用品库传来的领用汇总表——→编制办公用品领用凭证

  借:管理费用 /营业费用——办公用品(部门专项)

  ----清洁费

  贷:低值易耗品——办公用品库 ——→传主管岗复核

  注:(1)办公用品由行政事务部按部门上报计划,控制统一购进,办理入库手续,由各部门按月领用。

  (2)年末组织对办公用品进行盘点。

  2、修理费

  (1)汽车维修

  审核车队核算员传来的车辆运行费用——→审核车队核算员辅助账并签章——→编制记账凭证

  借:管理费用——修理费-相关明细科目

  贷:现金/银行存款 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  注:若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。

  (2)零星维修

  根据行政事务部传来的修理发票——→审核发票是否注明修理项目及承担部门(如有承担部门,须部门负责人签字认可)——→编制记账凭证

  借:管理费用/制造费用——修理费-相关明细科目

  贷:现金/银行存款 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  注:(1)考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修,由行政事务部统一结算,故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。

  (3)维修物资

  ①入库:审核支票存根与发票对应——→审核发票金额、数量是否与入库单一致——→编制记账凭证

  借:工程物资——专用材料-维修材料

  贷:银行存款或现金 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  ②领用:每季度末审核维修物资明细账——→审核仓库传来的领用汇总表——→编制维修物资领用凭证

  借:管理费用 /制造费用——修理费(相关明细科目)

  贷:工程物资——专用材料-维修材料 ——→传主管岗复核

  注:(1)维修物资指由行政事务部根据修理需要购入的木材等,供木工房零星领出应用。

  (2)审核具体依据《工程维修物资核算管理办法》。

  (3)年末组织对维修物资进行盘点。

  3、研究开发费

  审核产品开发中心传来的发票——→编制记账凭证

  借:管理费用——研究开发费

  贷:现金/银行存款 ——→涉及现金的凭证传出纳岗,不涉及现金的凭证传主管岗复核

  注:(1)若已通过银行付出款项,应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。

  (2)研究开发费包括产品开发中心购买检验实验工具器具(按固定资产管理的除外)、实验药材、实验费用、临床费用、中药品种保护费等。

  4、无形资产摊销

  月末摊销无形资产——→编制记账凭证

  借:管理费用——无形资产摊销

  贷:无形资产 ——→传主管岗复核

  注:无形资产按10年摊销,每月摊销金额=原值/(10*12)

  (四)财务费用

  签收出纳岗传递来的利息收入、利息支出、手续费结算单——→登记资金计划——→编制记账凭证

  借:财务费用——相关明细科目

  贷:银行存款 ——→传主管岗复核

  注:根据利息支出时间、金额及时向出纳查询余额是否足够支付利息,提醒出纳及时划转资金保证付息。

  (五)贷款、还款

  签收出纳传来的银行贷款上账凭证或还款凭证——→登记贷款期限、还款日期、利率——→编制记账凭证

  借:银行存款 借:短期借款

  贷:短期借款 贷:银行存款 ——→传主管岗复核

  注:(1)凭证摘要栏须注明贷款起止日期、利率。

  (2)根据还款时间、金额编入财务部月度资金计划中,及时提醒财务部长安排还贷资金。

  (六)其他应收款核算及管理

  1、借款:审核是否还清前欠款——→审核借款额度——→登记还款时间——→编制记账凭证

  借:其他应收款

  贷:现金 ——→出纳岗

  注:(1)前欠不清者,拒绝再借。

  (2)摘要栏中须注明借款用途、还款日期。

  2、还款:开具还款收据——→传出纳岗收款——→根据出纳岗收款签字后的收据第三联编制记账凭证

  借:现金

  贷:其他应收款 ——→出纳岗

  3、清理、催收:

  (1)直接从借款人报销费用中扣还,并及时将欠款人名单通知其他岗位。

  (2)月末倒数第2天清理各部门人员借款情况——→编制部门借款情况明细表(列明借款人、借款金额、是否逾期)——→下发各部门提醒借款人归还——→截至5日到期仍有未还款者——→编制扣款明细表(列明应扣款人、本月扣款金额)——→通知工资福利岗从借款人工资中扣除(如涉及销售人员扣款,传递给销售会计予以扣款)

  注:欠款逾期未还者,报销费用款一律先冲减欠款。

  (七)管理性工作

  1、每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报,下发至各部门负责人,并提请超支或有超支迹象的部门注意。

  2、每季度结束后15天出具费用分析报告,能为公司费用管理控制提出合理化建议。

  3、参与制定和完善公司费用控制办法。

  4、参与年度费用控制计划的制定。

  5、及时清理催收其他应收款项。

  6、参与制定和完善公司其他应收款管理办法。

  7、定期、不定期审核办公用品库、工程物资库账簿,保持账实相符。

  (八)工作要求

  1、熟悉公司费用管理办法、财务制度、资金使用办法等相关制度。

  2、了解财务部各岗位工作内容,做好与各岗位的衔接工作。

  3、工作目标明确,责任心强,树立良好的部门形象。

关键词:出纳基础知识            
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