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职场精英教你巧打时间算盘
2010-11-12 15:59  来源:世界经理人办公伙伴
职场精英似乎有“超能力”,永远走在时间的前面。原来,他们拥有时间管理的秘诀......
 

     职场精英似乎有“超能力”,永远走在时间的前面。原来,他们拥有时间管理的秘诀。出色的时间管理技巧,不仅提高你的工作效率,也会让你受到老板的格外器重。

  职场人巧打时间算盘

  有人把上海比喻为是精英云集的“高压所”,高速的经济发展使得身处在这个城市的职场人不由自主地感受到了很大的压力。
  “忙、忙、忙……”似乎每一个职场人在被问及最近的工作怎么样的时候,都会情不自禁地说出这样一句话。然而急匆匆的忙碌和无尽的加班加点,似乎并没有帮助他们赢得老板的欢心。

  “超能力”的秘诀

  “我每天都很忙,经常是案头上的工作没有处理好,又有新的工作任务接踵而至,最糟糕的是忙中永远要出错,还要花费不少时间处理前面工作的遗漏。”在一家外企工作的侯文,兢兢业业地工作,却很少让自己的老板满意。

  然而让侯文不解的是,同事小章似乎拥有异于常人的超能力,他总能在下班前完成纷杂的工作任务,永远也不会忘记自己要办的事情,即使接到临时布置的任务,小章也总能在短时间内把紧急事项迅速搞定。

  小章真的是具有“超能力”吗?略带腼腆的小章对同事的疑问摇摇头,“如果说,我真的有‘超能力’的话,那就是曾经参加过的一次时间管理的培训,改变了我的行为准则,让我学会了如何最有效率地利用自己的时间,在尽可能短的时间里面完成尽量多的工作任务。”

  笔记本里的时间管理

  时间管理有这么大的魅力吗?小章告诉记者,很多人都有将一天的工作安排列清单的习惯,但是他的做法却有些与众不同。“许多人只习惯列出一天的工作安排,但是我通常都会在周五下班之前,把下一周需要安排的工作内容先做出一个简单的规划。这样很容易对较长时间内的工作安排有一个直观的认识,可以在大致上确定工作的节奏。”

  当然了,工作天天有,“每周一的工作例会上,老板通常会布置一些新的任务,或是对工作安排做出一些调整,我都会随时地记到自己笔记本上去。”

  把工作安排记录在笔记本上,对于许多办公室一族来说并不算什么新鲜事。但是小章却在这一点上颇费心思,“我们公司的上班时间是九点,而我通常会提前一刻钟到办公室。我用这段时间重新梳理一下自己的工作日记。”

  和别人的工作任务清单不一样,小章习惯在工作列表中使用彩色的水笔做出标记,用红色表示重要的事情,用黄色表示紧急的事情,绿色则用来表示需要完成的事情。“在工作中,我慢慢地发现,会出现‘忙不完的’情况通常是用绿色标记的这些事情。”

  小章是负责公司的广告方案策划的,“比如我做一项方案策划,并不一定要在紧急的时间内交出来,但是其中却可能会涉及到多个环节。如果在工作安排中,只把这一项当作‘要完成的事情’来做,就可能会影响到整体的工作节奏,到了deadline之前往往忙得焦头烂额,错误百出。”因此,小章经常会把一些复杂的工作事项拆分成几个环节,把各个环节的安排加入到自己的整个工作周期中,把绿色事项逐层升级到黄色、绿色阶段,对他提高工作效率起到了很大的帮助。

  小章的工作日记还加入了一个“时间里程表”。除了每天需要完成的工作清单外,他还对完成工作的时间进行了详细的标注。“我并不是简单地按照下午一点完成某某工作来标注,我习惯把一项工作任务分成三份,到几点完成工作的三分之一,到几点完成工作的三分之二,以及什么时候完成最后的工作。”这样的细化,更利于小章进行计划与实际工作进度的比照,从很大程度上避免了工作低效、拖拉的问题。

  这些笔记本里看似平常的小细节,其实就是小章永远走在时间前面,获取“超能力”的秘诀,善于时间管理是他在同事中脱颖而出的一件法宝。

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关键词:时间管理   职场精英         
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