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日常秘书的工作内容与作用
2011-07-06 14:10  来源:经理人职场 作者:busy上月
秘书工作的主要内容较为普遍的提法是“参与政务、管理事务”,还有“辅助管理”说、“辅助决策”说、“决策与管理”说等等。因此,对秘书工作内容的概括,比较切合实际的说法应该是:“辅助管理,综合服务”。
 

  【经理人职场-讯】秘书每天到底在做些什么工作呢,让我们先来看下面的两个例子。这两个例子中的主人公都是年轻的女秘书。第一个是在日本的某外资企业工作的翻译兼秘书;第二个是日本某公司秘书科的秘书。前者(表1)是私人秘书,由于她的上司的日程安排很清楚,因此我们将上司和秘书一天的工作用表分列出来。后者(表2)是集体制秘书,即作为整个秘书科中的一员,可能要协助几个上司(公司的所有领导和秘书科科长等人)的工作,像表1那与上司的工作进行对比有一定困难,所以只例出该秘书的工作流程。由于存在各式各样的秘书,这两个表仅仅只能作为了解秘书日常工作的一个参考,不能说所有的秘书都是这么工作。

  应该对秘书的日常工作有了个初步的了解。秘书工作就是根据上司的指示去处理那些非决策性工作,包括一些琐碎的杂事,从而让上司能集中精力处理公司重点和长远的工作。另外,近年来个人电脑和日文打字机己越来越普及,对秘书的工作也产生了很大的影响。再来看两个表的对比,外资企业秘书的工作与直属上司的工作是相当密切的,让人觉得她是在积极地辅助上司工作,是名副其实的“助手”;而作为日本企业秘书科里的秘书,除了要协助处理上司身边的工作之外,还要做给部门的其他人冲咖啡、打字等很多杂事,让人觉得她与上司的关系不是那么紧密。由于两个秘书上司身份的不同,她们的工作才会有所不同。第一个秘书必须具备双语能力(一般是英语和日语),即在工作中根据需要能熟练地使用外语和日语两种语言,并随时进行切换,几乎所有在日本的欧美企业的秘书都是这样。

  秘书工作的内容与作用

  (一).秘书工作的内容。秘书工作概括为广义和狭义两种。广义的即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的即秘书业务工作,也就是有正式秘书职称的人员所应做好的工作。主要有以下几个方面:(1)文书管理。(2)文书拟写。(3)文书制作。(4)档案管理。(5)会议管理。(6)调查研究。(7)信息工作。(8)接待工作。(9)曰程安排。(10)事务工作。(11)印章管理。(12)值班工作。

  以上这些工作统称为秘书部门工作,也即广义的秘书工作。这样,剩下的文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、曰程安排、印章管理等就成为秘书业务部门(秘书科、处、局)和秘书人员的基本工作,即狭义的秘书工作

  秘书工作的主要内容较为普遍的提法是“参与政务、管理事务”,还有“辅助管理”说、“辅助决策”说、“决策与管理”说等等。因此,对秘书工作内容的概括,比较切合实际的说法应该是:“辅助管理,综合服务”。

  (二).秘书工作的作用: (1)助手作用。(2)参谋作用。(3)反馈作用。(4)枢纽作用。(5)协调作用。【经理人职场-office.icxo.com】

关键词:秘书工作   秘书日常工作   女秘书      
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