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行政助理:我是一颗螺丝钉
2012-10-17 09:53  来源:世界经理人办公伙伴 作者:黄雁
行政助理看似微小,却连接着各个环节,少了它,企业就无法有序运转。接下来就让我们看一下如何成为一名称职的行政助理。
 

  【世界经理人办公伙伴-讯】行政助理给人的印象应该是公司里一个普普通通的小职员,“收收文件,打打字,这种工作任谁都能干……”一直以来,在公司职位分类中,秘书、文员、行政助理等区分不是很大,以至于人们往往将他们共同视为行政部门工作人员。随着行政管理发展的日趋专业化,企业部门职位分类越来越细,秘书、助理等细化到各个部门,职能日益明确,分工更为具体,这也意味着企业对专业的行政管理人员的需求不断增大。

  从行政管理类专业毕业生就业的角度说,初入行者一般很难直接跃升至较高级别的管理类岗位,而从一颗平常的“螺丝钉”做起,看似微小,但如若固守本职、敬业勤奋,往往可以在此期间积累丰富经验,掌握一手信息,也才具备成为企业这台“机器”的重要部件乃至操作中枢的可能。行政助理就像是企业这台大机器中的一颗颗螺丝钉,看似微小,却连接着各个环节,少了它,企业就无法有序运转。接下来就让我们看一下如何成为一名称职的行政助理。

  职业概述:行政助理就像是兢兢业业的管家,可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序,在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理,完成文件归档等各项工作,从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。其主要的工作内容有:

  1.处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;

  2.阅读和分析各类信息,制订工作计划、做好时间分配;

  3.协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;

  4.传达通知、分发文件;

  5.安排公司各种会务和组织各种员工活动;

  6.接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;

  7.对公司各种文件和档案进行整理、归档;

  8.履行办公室日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;

  9.办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等。

  专业要求:在专业方向和学历要求上,行政助理一般需要具备行政管理、文秘、企业管理等大专以上学历,需要接受过管理学、公共关系、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。但初级职位的最低要求一般是高中文凭和熟悉基本办公知识与技能。

  具体经验和工作能力方面,认真负责的工作态度、诚实可靠的个人品性、良好的口头表达和书面表达能力以及较强的亲和力等也是一名称职的行政助理所需具备的素质。具体的素质能力要求概括为:

  1.基本技能:独立完成统计报表、书面报告、相关演说,具有较强的口头和书面表达能力;熟练掌握个人电脑技术,熟悉MS Word、Excel、PowerPoint等软件的使用;拥有创建多种专业文件、文档的经验;

  2.个人能力:良好的分析判断能力、较强的协调规划能力、优秀的组织管理能力、出色的人际沟通能力;

  3.性格素养:敬业踏实的工作作风、细致耐心的处事态度、诚实正直的良好品性、互助协作的团队意识。

  职业前景:行政助理工作一般要求行政管理专业或相关专业(如文秘、企业管理等)出身,行政管理专业主要学习公文处理、人力资源管理、心理学等方面的专业知识,培养能在政府机关、企事业单位从事行政管理工作的专门人才。

  随着改革开放的进一步深入,市场对该专业人才的需求日益增长。据调查,在本科毕业生能从事的644个职业小类中,“行政秘书和行政助理”为本科毕业生就业量最大的职业小类,就业比例达到4.7%;从高职高专毕业生能够从事的598个职业小类看,该职位就业量排行第三,就业比例为3.2%。该职业2009年大学毕业生的招聘预测量为:本科111884人,高职高专110343人。行政助理等职位,在较长的?段时间内仍将继续充当企业各部门平凡普通、但不可或缺的“螺丝钉”。

  薪酬水平:尽管工作相对烦琐,且待遇水平较为有限,但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的毕业生的普遍选择,他们通过在此岗位上的锻炼培养,有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上,获得更为广阔的发展空间。

  行政助理的平均薪金处在白领收入的较低层,一般月薪范围在1500~6000元。普通行政助理的月薪在2000元上下浮动,据职位所在地区及所在单位的性质不同而有所差异。一般地,东部发达地区的大城市如北京、上海等月薪在2500元以上,而中西部欠发达省份行政助理的薪资则稍低,1700多元甚至少则不到1000元。从单位属性和具体分工的角度分析,大型国企与外资企业的薪酬水平比较高,约在4000元左右,并且有额外的福利补贴等。而普通民企、私企、中小企业的工资较低,且福利待遇较为有限。

  除此之外,如果是复合型专业背景人才,在懂得管理知识的同时还能兼通外语、财务等知识,在担任行政助理时薪金会比普通行政助理高1000元到2000元不等。

  适合人群:能力倾向要素图

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  职业发展通路:行政助理的工作内容以公司运营保障为主,工作内容多元化。一方面,从业者通过在基层岗位的锻炼,了解工作流程,积累相关经验以后可以往较高层面的管理方向发展,如成为办公室主任、行政经理、人事部经理等相关部门的中层管理者。

  另一方面,行政管理专业出身的也能以行政助理为跳板,积累经验后可以凭借所学人力资源课程的基础转行到人力资源部门,从事人力资源助理、招聘专员、薪酬福利专员等职业,并进一步发展如招聘经理、薪酬福利经理、人力资源经理等。

  原文转自黄雁新浪博客

  【转载务必注明:世界经理人办公伙伴-office.icxo.com】

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